ビジネス英語

英文メールの書き方がわからない?簡単な作り方、ありますよ!

こんにちは、「おとな英会話ジム」を運営しているゼットマンです。
今回は、英文メールの書き方がわからなくてもかんたんに書けるようになる5つのコツを紹介します。

結論からいいます。

だれでも英文メールを書けるようになる5つコツ

①翻訳エキサイトで逆翻訳
②テンプレートを作る
③略語を使う
④ニホンゴ英語に気をつける
⑤表現をヘビロテする




久しぶりに社外に英文メールを送ったけど、1通に30分もかかってしまった
ビジネス英語って何なのか実はわかっていない
とにかく仕事で英語使える人かっこいいし憧れ

そんな経験したことあるのではないでしょうか。

本記事を読むことで、こんなことができる様になります。

・英文メールを日本語のようにスラスラ打てるようになる
・頭に思い浮かべながらタイピングを止めることなくメールを打てる
・英作文能力が上がる

まず知って欲しいことは、ビジネス英語は日常英会話とは違うということです。

そしてもう一つ。
日常会話英語よりもビジネス英語の方が簡単です。

それはなぜか。
ビジネス英語は使うシチュエーションが限定化されてので必然的に使う表現や単語もパターン化されているからです。

国内業務で英語を使っている私だからわかることなので、英文メール作成の参考にしてもらえればと思います。

それでは早速見ていきましょう。

英文メールの書き方 ①翻訳エキサイトで逆翻訳

英文を作るのが苦手な方は、翻訳エキサイトを利用するのがオススメです。

例文「先日顧客に伝えていた必要書類がまだ届かないので、催促したい」場合のメール文章を作ってみましょう。


まだGoogle翻訳も完璧ではありません。
単語や単純な文章なら問題なく翻訳されますが、すこし長くなると翻訳がぎこちなくなります。
正しい文法で英文を作りたい場合は正しい文法で構成されているかを翻訳エキサイトでチェックしてみましょう。
早速例を見てみましょう。

①まずは英訳します

②英訳された文を日本語に再度訳します。

英訳文にぎこちないところがあったら怪しい単語をいじってみましょう。
翻訳される日本文が正しい文になるまで英語の単語を変えながら微調整します。

英訳された”make a contact “だと、(コネを作るために)相手に接触する意味なので顧客に使う表現として相応しくありません。
“inform you”(あなたに知らせる)に変えることで日本文もスッキリしました。
結局のところ、文章がぎこちないということはどこかで文法が誤って使われていることが多いので注意してチェックするようにしましょう。

英文メールの書き方 ②テンプレートを作る

日本語でもそうですがダラダラ長くメールを打っても要点が定まらない人は、テンプレート(雛形)を作ることをお勧めします。

英文でメールを一から書くと、要点がぼやけがちなので、テンプレートにそって書いていけばわかりやすい内容で書くことが出来ます。

文章が長くなってしまうようでしたら、箇条書きもオススメです。

テンプレートの一例を下に書いてありますが、もう少し詳しく見たい方は下のリンクからどうぞ↓

【テンプレート有り】英語でビジネスメールを書くときのルールこんにちは、「おとな英会話ジム」を運営しているゼットマン(otona_eikaiwa)です。 今回は、実務経験がない日本人でも恥ず...

①誰が、誰に対してメールを送っているのかを明確にする
なるべく名指しにした方が返信を早くもらえます。

②メールを受け取ったことを相手に伝える
送った相手は受取人がしっかり意味を把握したのかを気にしています。
メールは当事者が特定されてわかりきっているため、極力主語は省かれます。
まずはメール内容を理解したことを伝える

③本題です。要望、質問いずれもなるべく淡々と書くようにしましょう。

④返信を催促したいけど丁重にお願いするときに使う
この表現は暗記しましょう。ビジネス英語には暗記で覚えるフレーズもたくさんあります。時には暗記する方法も効果的です。

⑤結びの言葉
略してB.RGDS.でも通じますし。Thanksの一言でも十分です。
ただし、B.RGDS.とThanksを合わせてしまうと二重表現になってしまうのでどちらかで十分です。

テンプレート例

TO:ABC Ltd.
FM:XYZ Ltd. ①

Well received your message with many thanks.
(メール受け取りました。ご送付ありがとうございます。)②

例: We have a request for arrangement documents which please see following items.
(送っていただきたい書類がありますので下記事項を見てください。) ③

1.document1
2.document2
3.document3

Prompt reply would be highly appreciated. ④
(返信お待ちしています。=直訳:早い返信は大変喜ばれます。)

Best.Regards. ⑤

 

英文メールの書き方 ③略語を使う

なるべく少ない文字数で多くの情報を伝えることにフォーカスしてメールのやりとりをしていた名残でビジネス英語でも言葉を略して使うことが多いです。

appx.Approximately(大体、およそ)
FYRFor your reference (あなたの参考までに)
FYIFor your information
w/pWeather permits
B.RGDS.Best regards(メールの結び)

そもそもなぜ略語を使うようになったのか?

メールの起源は様々な諸説がありますが、船舶ではモールス信号を使って通信していました。
後にタイプライターが誕生し印字のメールが主流になってきました。
昔は一文字送るだけでも大変な負担だった為、頭文字だけとった略語が誕生したと言われてます。

略称語は、相手もわかることを前提に使うものですが、
時々相手から受け取っても意味がわからないものが日常的に出てきます。
そんなときは恥ずかしがらずに意味を聞いちゃいましょう。

英文メールの書き方 ④ニホンゴ英語に注意する

よく日常で見かけるあのカタカナ英語、実はネイティブには通じないことをご存知ですか?

例えば、クレームclaim
(日本語)クレーム・・・苦情やいちゃもんをつけると言うイメージ
(英語)claim・・・・・理由と主張すると言う意味

アピールappeal も同様に、
(日本語)アピール・・・自己主張する
(英語)appeal・・・・懇願する、お願いするといった意味

このように、普段何気なく使っている言葉でもその国の文化や習慣によって英語が正しく使われていない場合がありますのでカタカナ英語の使い方に注意して英語を話していきましょう。

”Dictionary.com”
これは世界中で使われているオンライン辞書です。
いわゆる英英辞書ですが正しい意味で英単語を覚えていくならこれがおすすめです。
カランメソッドにも通ずる部分ですが、英語を英語で理解することにコミットした上達保障100%の学習ツールです。
英単語を日本語に直して学んでいると、どうしても認識の違いやニュアンスを間違って
覚えてしまうことがあります。
それぞれの国の文化や習慣が異なるため言葉の由来から違いが出てくる場合がありますので、日常で使うワードであるほど注意しましょう。

英単語を覚えるのが苦手な人は、下のリンクを参考にしてみてください。

暗記が苦手でも大丈夫!一度覚えたら絶対に忘れない英単語暗記法>>

英文メールの書き方 ⑤表現パターンを暗記する

結局暗記かよ!と思うかもしれませんが、これが一番確実です。
しかし、これから紹介する表現パターンを暗記するだけでだいたいの英文メールを作れるようになれます。

冒頭でもお伝えしたように、ビジネス英語は、日常英会話と比べてシチュエーションが限られているので使う表現も限られています。

パターン化して表現を覚えることで、単語を入れ替えるだけでメール文章を作成することが可能です。

これさえできれば、日本語でメールを打つときと同じくらいのスピードで作ることができます。

何か書類・情報を送ってもらいたいとき

 ”Please send us (欲しい書類名を書く)”.({欲しい書類名}を送ってください。)

確認事項があるとき

 Please let us confirm if (that構文).({that構文}を確認させてください。)

何かを了承してもらいたいとき

 Please be advised (以下that構文).({that構文}をご了承ください。)

返事を催促するとき ※コレは暗記しましょう

Your prompt reply would be highly appreciated.(お返事お待ちしております)

何かを依頼するとき

Could you ~? / Please ~,thanks.(〜してくださいますか?/~をお願いします。)

承知しましたと伝えるとき

Understood. / Well noted that .(主語は省略しています)

何度もしつこいですが、上記のようにメールで使う表現はほぼ決まっているのでテンプレートを使えば誰でも簡単に英文メールを送ることができます。

 

もっとはやく英文メールを書く為には

英文メールを早く作るには、継続したアウトプットが必要です。
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ゼットマン
おとなから英語学習を始めた方に向けた英語学習アカウントのメインキャラクター。相手に伝わる英会話をモットーに役立つ情報をお届けしている。(中)の人はレアジョブ英会話4年目突入
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