ビジネス英語

【テンプレート有り】英語でビジネスメールを書くときのルール

こんにちは、「おとな英会話ジム」を運営しているゼットマン(otona_eikaiwa)です。

今回は、実務経験がない日本人でも恥ずかしくない、英語でビジネスメールを書くときのルールを解説します。

ビジネスメールのルールさえ守っていれば、海外に英語でメールを作ったことがない初心者でも要点を外さずに正確なメールを作ることが出来ます。




まず最初に言わせてもらうと、ビジネス英語の表現は何度も使い回しが可能ですので、特段オリジナルな文章を求められているわけでは有りません。

大事なのは、マナーに気をつけながら、主張をはっきりさせること。

日本のビジネスメールでも、「お世話になっております」から始まり、「よろしくお願いします。」で終わりますよね。

そういった書き出し・結びはビジネス英語も同じです。

今回は、ビジネスメールにおける5つの基本的なルールを紹介します。

最後に例文(テンプレート)も用意しているので、是非参考にしてください。

「語彙を増やして表現力をあげよう」や「ビジネス特有の言い回しを使ってかっこよくメールを送ろう」とおすすめしてくる人がいますがおすすめしません。
結果的に、相手の誤解を招くリスクにもなるためです。

もしそうだとしても、これは中級者以上に言えることであって初心者はもっと基本的なことを知る必要があるからです。
自転車の補助輪をつけている小学生にいきなりクロスバイクに誘うことと同じです。

それでは一つずつ解説していきます。

ビジネス英語でメールを書くときの5つのルール

英語でビジネスメールを書くときのルール

①【書き出し】TO,CC,FM
②【末文】挨拶、結びを忘れずに
③メール内容を受け取った旨、伝える
④同じ単語は繰り返さない
⑤主語は省く(例外あり)

①TO、CC、FM忘れずに

メールのはじめに、「誰が」「誰に」送っているのかを明確にしておきましょう。

日本ビジネスでは、メール冒頭に「〜様」と宛て名を書きますが、海外ビジネスではTO/CC/FMまで書くのが通例です。

TO:宛名
CC:日本と同じ CC
FM:fromの略。発信者の名前を入れましょう
ATTN:attentionの略。 特定の担当者に送るときに使います
C/O:care of(気付)の略。あまりメールでは使われない

後ほど例文紹介でお見せしますが、これは「書くルールがあるのか」程度で見ておいてもらって構いません。

関係者各位Whom it may concern
関係者の方々Dear all
〜様Dear Mr/Mrs/Ms..

 

各位の場合はWhom it may concernedDear all

名指しの場合はDear (名前)sanでオッケーです。さん(san)を名前の後につけることで、相手に丁寧な印象を与えることができるからです。

②挨拶と結びの言葉

①.挨拶のフレーズ

日本のビジネスでは、「お世話になっております。」が決まり文句ですよね。

そう思っていなくても、「お世話になっております。」

しかし、海外には「お世話になっております」の直訳がありません。

そのため英語では、その意味も込めて冒頭につぎのような挨拶を入れるのがルールです。

万能タイプGood day
Good morning
Good noon
Good evening
曜日Good Monday(月曜日の場合)

Good day.(こんにちは)
朝一番のメールならGood morning.
お昼ならGood noon./ Good afternoon.
華金でテンションあがっていたらGood Friday.
その時の気分で構いませんが、無難にGood dayがいいでしょう。

②.結びのフレーズ

Best.Regards.と、その後に名前を書きましょう。

時々、Thanks.も一緒につける人がいますが二重表現なのでどちらかの記入のみでいいです。

Best.Regards.にthanksの意味も含まれているのでThanksは不要と覚えましょう。

省略してB.RGDS.と書いても良いです。

③受取った(理解)の有無を伝える

まずは、相手のメールを受け取ったことを相手に伝えましょう。

メールを交わしている相手は異国の人間です。

世界共通語の英語とはいえ、ちゃんとメールが届いたのか、理解できたのかを送ってくれた相手に伝えてあげることで安心させることができるからです。

決まり文句は”Well received your message.”(貴信、受け取りました。)

少し応用して、「ありがとう」の意味も込めると”Well received with  thanks.となります。

このフレーズについて詳しく解説した内容に興味がある方は、下のリンクからどうぞ

"well received with thanks"ってどういう意味?こんにちは、おとな英会話ジム管理人のゼットマン(otona_eikaiwa)です。 おとな英会話ジムでは、大人になって英会話を学び始め...

④同じ単語は繰り返さない

メールを打っていると、どうしても同じ単語をついつい使ってしまいがちです。

続けて同じ単語を使ってしまうと、稚拙な文章に見えてきてしまうので避けたほうが良いからです。

よく頻繁に〜してくださいの“Please“使われがちですが、Pleaseを使った直後はCould you~?に言い換えて使い分けていくことをオススメします。

⑤主語を省く

基本的に主語は省きましょう。

ちなみに、もし主語を使うなら「I」ではなく「We」を使うことが多いです。
あくまで会社to会社で仕事しているので、担当者が限られていても「弊社は」という意味も込めて「We」からはじめることが多いです。

なぜ主語を省略するのか?

日記を書く時も共通して言われることですが、主語の様にわかりきったことを何回も書いていると、くどいわ!というイメージを持たれてしまう恐れがあるからです。

3つめのコツ「メールを受け取った(理解した)ことを相手に伝える」でも触れましたが、”Well received your message.”のWillの手前にIが隠れています。
Iばかり使っていると、「私は・・・・。私は・・・・・。」となりどんだけ自己主張すんねん!とツッコまれてしまいますよ。

おすすめの英文メール【テンプレート】

この英文メールは、取引先ABC COMPANYのエドウィンさんが見積もり依頼をしてきたメールに対する返信です。

ひとまず返信をして、見積もりが立ち次第連絡する、という内容です。

〜海外から見積もりの依頼をうけて取り急ぎ返信する時〜

TO:ABC COMPANY
CC:BCD CROP.
FM:ZZZ z-man

Dear Edwin san
(エドウィンさん、お世話になっております)

Well noted your request with thanks.
(貴信、受け取りました。ご送付ありがとうございます。)

Will inform you when the quotation is fixed.
(お見積もりが確定しましたら一報いたします。)

Best.Regards.
ZZZ z-man

あれ、すこし短い気がするな〜と思った方がいるかもしれませんが、これが普通です。
相手に伝えたい内容が伝わりさえすれば長さは関係ありません。

オリジナルの英文メールを作れるようになるには

今回は、英語でビジネスメールを作る時の基本的なルールを解説しました。

初心者が英語でビジネスメールをうまく作っていくためには、まずはテンプレート(例文)を使いながら英文メールに慣れていくことが上達への一番の近道です。

慣れてきたら、自分がメールを作りやすいスタイルを作っていきましょう。

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とはいえ、知識やコツをインプットしてばかりいても身になりません。
英語は知識として持っていても使えなければ持ち腐れなので、とにかくアウトプットが必要です。

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ゼットマン
おとなから英語学習を始めた方に向けた英語学習アカウントのメインキャラクター。相手に伝わる英会話をモットーに役立つ情報をお届けしている。(中)の人はレアジョブ英会話4年目突入
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