ビジネス英語

英語でビジネスメールを書くときに知っておきたい3つのマナー

こんにちは、「おとな英会話ジム」を運営しているゼットマンです。
今回は、初心者が英語でビジネスメールを書くときに知っておきたい3つのマナーを紹介します。




「ビジネス英語って何ですか」と聞かれたら、あなたは答えられますか?

ビジネス英語とは何か

カジュアル英語とは違い、カジュアル英語と違い、相手を重んじながら婉曲的に話を進める表現をします。
また、常に時や場所にマッチした英語でなければいけない為、
相応の語彙力や文法力も必要となってきます。

日本にいながら海外の顧客と英語でメールのやりとりをする社会人が増えていますね。

しかし中には、カジュアルなメールと同じ様な文面で送っている方が見受けられます。

今回は、初心者が英語でビジネスメールを書くときに知っておきたい3つのマナーを紹介します。

マナーを知っておけば、相手に読みやすいメールを英語で書ける様になりますし、メールを書くスピードも格段にあがります。

メールのマナー①ストレートな表現は避ける

ビジネスにおいて、そもそも直接的な表現とはどういう意味でしょうか。

直接的な表現とは、受け手に対して、言葉のままにありのままに伝わってしまう言葉のことです。

初心者がつい使ってしまう直接的な表現はこちら

好ましくないワード日本語
tell言う
never決して〜ない
soonすぐに
bad ひどい
impossible不可能な
must〜に決まっている、〜に違いない

 

日本のビジネスで考えてみましょう。

無理です。」「それは不可能です。

顧客からいきなり言われたらどう思いますか?
だいたいのひとが失礼な人だなーと思います。

稚拙なワードや欲求系の言葉をビジネスの場で使うととても違和感があります。
何より、それを聞いた相手からそういう人なんだと見切られてしまいます
英語には敬語がない。と一昔前言われておりましたが絶対にそんな事はありません。
英語にも相手を重んじる言葉がたくさんあります。
ビジネス英語を使うなら、フォーマルか否かの区別ができるようにならなければなりません。

メールのマナー②なるべく語数は少なく

ビジネスの基本は、点を簡潔にですよね。

何度もわかっていることを文字に起こして相手に伝えると、文章がごちゃごちゃしてしまって受け手が混乱してしまうので、なるべく語数はシンプルにまとめましょう。

とはいえ、シンプルにまとめすぎるとカジュアルすぎて失礼に当たる場合があるので注意です。

まずは省略できるワードから削っていきましょう。

①送り手の主語
繰り返し使われる目的語(話の焦点)

発信者が明確なメールでは、何か意図がない限り送り手の主語は省略され、動詞からはじまるのが一般的です。

繰り返し使われる単語(話の中心にあるもの)はなくても話がつかめて、誤解の心配もないため、省略してやり取りをします。

代名詞のitやthemを使うのも良いですが、多用しすぎるとこれもまた混乱を招く要因になりますので文章の長さや文脈から判断しましょう。

メールのマナー③ 敬語を使う

「英語には敬語はない」と昔どこかで言っていた人がいますが、
それはウソです

英語にもちゃんと丁寧語や敬語があり、海外でもビジネスで当たり前のように使われています。

すべて敬語!といわれても、いったい何が敬語でそうでないのかがわかりません。

しかし、だからといって最初からことばの障壁があるため、誤解があってはいけません。

特に日本人は英語が達者な方は少ないので言い回しによっては相手の誤解や混乱を
招くことがあります。

テンプレートも用意しているので、興味がある方はこちらもチェックしてみてください。

【テンプレート有り】英語でビジネスメールを書くときのルールこんにちは、「おとな英会話ジム」を運営しているゼットマン(otona_eikaiwa)です。 今回は、実務経験がない日本人でも恥ず...

例えば、「書き出し」について

日本では、
「いつもお世話になっております。」で始まり
「よろしくお願いします。」で締めるのが
日常扱うビジネスメールで一般的かと思います。

英語のビジネスも同じで、毎回書き出しと末文のフレーズは固定です。

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英語でメール作成を上達させたい人へ

ビジネスメールを送る時に気をつけなければいけない三カ条

1. ストレートな表現は避ける
2.なるべく語数は少なく
3. 敬語を使う

以上三点を紹介しました。

ビジネス英語はカジュアルよりも専門的な分野なので、継続して学習していくことが重要となってきます。

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ゼットマン
おとなから英語学習を始めた方に向けた英語学習アカウントのメインキャラクター。相手に伝わる英会話をモットーに役立つ情報をお届けしている。(中)の人はレアジョブ英会話4年目突入
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